איך אפשר להתמודד עם הוצאות התקשורת הגדלות בסניפי הארגון בחו"ל? האם אוכל להתמודד עם ספקי התקשורת בחו"ל? איך אבין את חשבונות התקשורת והמודלים בחו"ל, למול האתגר הקיים אפילו בארץ? שאלות כאלה ורבות אחרות עולות כאשר אחראי על תקציב התקשורת בארגון רב לאומי נדרש לתת מענה להתייעלות וחיסכון בהוצאות תקשורת בכל העולם.
לטעמי התשובה צריכה להיות חד משמעית – כן, אפשר להתמודד ואף רצוי לנהל את הוצאות התקשורת בכל העולם בצורה מרכזית ממטה החברה בישראל. מניסיוני ומהכרותי את היכולות והניסיון שנצבר בארץ בפעילות התייעלות וחיסכון בהוצאות תקשורת ונקראת TEM (Telecom Expense Management), אנו עושים כישראלים זאת טוב ויעיל יותר ובודאי הרבה יותר יצירתי, מהתנהלות מקומית בסניף בחו"ל.
על מה אנחנו מדברים
בארגונים להם סניפים בחו"ל, אנו עדים למגמה הולכת וגוברת לניהול מרכזי של הרכש והתפעול, המגובה בהחלטת הנהלת הארגון. גם ניהול תקציב התקשורת שהינו בין המרכיבים המשמעותיים בעלות התפעולית בארגון, נדרש לשינוי תהליכי וניהולי.
אכן, יישום ההחלטה המתקבלת בדרגים ניהוליים גבוהים, מורכב ודורש משאבי ניהול וביצוע משמעותיים בארגון. החשש של מנהלי התקשורת והרכש לקחת אחריות גם על הוצאות התקשורת בחו"ל אינו מופרך והאתגר גדול ונובע ממספר מרכיבים עיקריים:
- מידע מוגבל לגבי מרכיבי עלות התקשורת בסניפים בחו"ל וההסכמים עם ספקי התקשורת המקומיים
- הכרות מועטה מאד עם שוק התקשורת המקומי בכל סניף
- חוקי רגולציה שונים בכל מדינה
- צרכים משתנים של עובדי הסניפים בחו"ל
- התמודדות עם ריבוי שפות, ריבוי מטבעות, מרחק תרבותי וגיאוגרפי גדול בין ישראל לסניפים השונים
איך עושים זאת בצורה מושכלת
האתגר משמעותי לארגון בצד הניהולי ובצד הביצועי. היכולת ליישם ניהול הוצאות תקשורת מרכזי, תלויה בהטמעת תהליכי עבודה ומתודולוגיה חדשנית ויצירתית היוצרת קשר הדוק בין הסניפים למטה הארגון מחד ועדכניות של הצוות הביצועי לבקרה וניהול התהליכים בצורה מקצועית מאידך .
מתודולוגיית עבודה שאנו קוראים לה Global TEM (Telecom Expenses Management) יושמה ומיושמת גם בימים אלו בפרויקטים שאנו מלווים ומנהלים במספר ארגונים בהצלחה רבה, הוכחה כיעילה מאד ועקרונותיה הן:
- איסוף כל המידע והנתונים לגבי הוצאות התקשורת בכל סניף – בניית בסיס נתונים עדכני ומתעדכן
- בניית קשר שוטף עם אנשי הקשר המקומיים בסניפים השונים
- יצירת קשר שוטף עם ספקי התקשורת במגוון שירותי התקשורת – הבנת מבני ההסכמים וההוצאות וכן עדכונים שוטפים
- איתור פוטנציאל לחיסכון על בסיס נתונים עדכניים
- יישום פעולות חיסכון המתאימות לארגון – כלכלי/מסחרי, שירותים, מערכות ופתרונות
- מיסוד תהליכי באמצעות מדיניות ברורה של כלל הארגון על כל סניפיו
מה ההישגים
מתודולוגיית Global TEM מיושמת ורוכשת ניסיון בפעילות באזורים שונים של העולם – כלל אירופה, ארה"ב, אמריקה הלטינית ומזרח אסיה. התוצאה המיידית והמשמעותית ביותר הינה השגת חיסכון והתייעלות ניכרים בהיקפים שבין 15%-30%. אני חייב לציין שיש הישגים נוספים שמנהלים יודעים להעריך, שנוגעים בעיקר לניהול המרכזי ויישום החלטות ההנהלה, בחרתי לציין את העיקריים לתפיסתי:
- ניהול ושליטה מרכזיים של מטה הארגון בכלל ההוצאות
- יישום מדיניות כלל ארגונית בתחום התקשורת
- כללים ברורים לגבי התנהלות עובדי הארגון בשימוש באמצעי התקשורת ויכולת אכיפה
- הטמעת מודעות ארגונית לחיסכון והתייעלות בהוצאות התקשורת בכלל הארגון
- הרתמות של מנהלים וגורמים אחראיים בכל הארגון לחיסכון והתייעלות בהוצאות התקשורת
לסיכום, כפי שניתן לראות קיים מגוון רחב של שירותי תקשורת. ההוצאות גדלות בעקביות, אלא אם יוטמעו בארגון אמצעי חיסכון, נהלים וכללים לתקשורת חכמה ויעילה. התרומה של סניפי הארגון בחו"ל להוצאות אלו גדולה וניהול מרכזי יביא לריסון וצמצום בהוצאות אלו. זו לפחות דעתי, המבוססת על ניסיון מעשי, וברור לי שברוב הארגונים שלהם סניפים בחו"ל יש את ההבנה והרצון, צריך רק להרים את הכפפה ולהחליט לבצע.