עם כניסתם של שירותי ענן לארגונים, הדינאמיות שמאפיינת את תקציב ה IT ומגוון הוצאות שוטפות, חל גידול בסעיפי התקציב השוטף (OPEX). מגמה זו רק תלך ותתגבר, מה שמוליד צורך משמעותי בניהול תקציב ובקרת הוצאות בכדי לחסוך ולהתייעל. בנוסף, ניידות של עובדים להם נדרשים אמצעים וחיבור לרשת הארגון, יחד עם דרישות משתנות של תשתית ופלטפורמות מחשוביות מעצימים מורכבות זו. אמצעים ושירותים כמו טלפונים ניידים, טאבלטים, מחשבים, שרתים, טלפונים נייחים, קווי נתונים, ISP, טלוויזיה רב ערוצית, תקשורת בינלאומית, רישיונות 365, מדפסות, שירותי מחשוב ענן (אמזון, מיקרוסופט, גוגל), דורשים ניהול וזו רשימה חלקית בלבד.
אז איך עושים זאת נכון? איך אפשר להגיע לחיסכון והתייעלות של 40% ואף יותר?
- מנהלים מעקב ובקרה אחר ההוצאות והאמצעים:
- ברמה התפעולית מול עובדי הארגון – תנו את השירות הטוב ביותר ברמה הפנים ארגונית, בתהליכים ובממשקים השונים במהלך העבודה, בקליטה חלקה ומכבדת, טיפול בתקלות, רישוי מותאם ושוטף בהתאם לצרכים המשתנים ועוד.
- ניהול הוצאה משמעותית מכלל ההוצאות התפעוליות בארגון – שליטה וניהול של תקציב IT מורכב ומשמעותי בהוצאות התפעול של הארגון, על מנת לוודא עמידה בתקציב, התייעלות וחיסכון בעלויות, שיפור הסכמים מול ספקים שונים ומעקב שוטף אחר ההוצאות.
גם בתחומים מסורתיים כדוגמת שוק הסלולר, שנדמה היה שהתמורות שחלו בו בעקבות שינוי המודל המסחרי הביאו לפשטות בניהול, קיימת כיום מורכבות מאתגרת הכוללת ניהול הוצאות רכישת מכשירים ותחזוקתם, ניהול מכשירים פרטיים של העובדים (BYOD-Bring Youy Own Device), טיוב חבילות רומינג ועוד. רישיונות ושירותים המחוייבים לפי חבילות ומסלולים הניתנים לשינוי שוטף כמו מיקרוסופט 365 ו AWS של אמזון דורשים ניהול שוטף ועדכני כדי לוודא תשלומים נכונים ולא לשלם על שירותים עודפים ולאתר חיובים שגויים.
לאחר שהבנו את החשיבות שבניהול ובקרה אחר הוצאות ה IT, קיימות שלוש פעולות שעלינו לבצע במטרה להוביל לחיסכון והתייעלות: למפות, לאתר וליישם:
לאחר שמימשנו את החיסכון, חשוב להמשיך ולבקר את ההוצאות והתקציב על מנת לשמר את ההישגים ולהמשיך ולפעול למימוש תקציב מיטבי ויעיל
- איך ניתן לשמר את ניהול ובקרת ההוצאות? Meet Billgate
מערכת Billgate הינה מערכת לניהול הוצאות IT מבית סנסקום אשר מבוססת על שילוב בין תובנות מתוך ניסיון רב שנים של פעילות TEM וצרכי הלקוחות. מערכת זו עונה על הטווח שבין ניהול הוצאות תקשורת לניהול כלל הוצאות IT ומנהלת בתוך בסיס נתונים אחד את כל מחזור החיים של ה IT בארגון: הזמנות, מצאי אמצעים, קווי תקשורת, מכשירים, מדפסות, רישיונות אל מול החשבונות של כלל הספקים, חוזים והסכמים. כל אלה מקושרים למבנה הארגוני, המשתמשים ונתוני כוח האדם של הארגון.
- למה לנהל את כל המידע תחת בסיס נתונים אחד?
כדי לקבל בכל רגע נתונים חשובים בחתכים שונים, הנדרשים לקבלת החלטות החוסכות כסף רב לארגון:
- מעקב אחר המצאי והרישוי והמנעות מרכישות מיותרות
- מיפוי, שליטה ובקרת נכסי ה IT וההוצאות, ברמה הארגונית וברמת העובד
- מעקב אחר הסכמים ומועד חידוש
- Audit – פלטפורמה לבקרת עלויות, בדיקת נכונות, חיובים ואיתור שגויים
- Cost Reduction – נתונים עדכניים ומדוייקים לתהליכי התייעלות וחיסכון מול ספקי תקשורת (מו"מ, הצעות מחיר, ייעול חבילות ומסלולים ועוד).
- כל ארגון והדרך המתאימה לו
למגוון היתרונות של המערכת מצטרפת העובדה שהשימוש בה מותאם לצרכי הארגון ולדרישותיו, כאשר קיימות שתי צורות לפיהן ניתן לעבוד עם מערכת Billgate: המודל הראשון, לפיו עובדים רוב הלקוחות שלנו בסנסקום, הוא מודל שירות הכולל גישה למערכת, שירותי ITEM לניהול ובקרת עלויות וגישה למערכת Billgate. במודל זה, בסיסי הנתונים מותקנים בשרתי סנסקום והארגון אינו צריך להשקיע חומרה ותוכנה. הגישה לנתונים מבוצעת באמצעות WEB, בהתאם להרשאות המשתמש במערכת. המודל שני מותאם לארגונים שעונים על קריטריונים כגון: היקף גדול, פריסה ארצית ו/או עולמית וכן בארגונים שמגדירים כתנאי את התקנת המערכת בשרתי הארגון (למשל מסיבות אבטחת מידע וכדומה). במצב זה אנו פועלים באמצעות מודל אחר המאפשר התקנה של המערכת בארגון, כאשר הפעילות מבוצעת בתוך רשת הארגון על פי כללי אבטחת המידע הארגוניים.
- וזה לא הכל
קיימים יתרונות נוספים בשימוש במערכת ויכולותיה, הן במגרש ה IT והן בממשקים אחרים בארגון. לדוגמא: - במגרש של ה IT – נתונים לחיוב שווי מס סלולר למערכות השכר, ממשק לספר טלפונים ארגוני, פורטל למידע לעובד על הוצאות התקשורת שלו, ניהול End-Of-Support and End-Of-Life של אמצעים ועוד.
- ממשקים נוספים בארגון – יכולות המערכת ומבנה DB גמיש, עם כלי פיתוח מהירים, המאפשרים לתת מענה לתחומים נוספים בארגון. לדוגמא, מערכת לניהול רכב והוצאות ליסינג, דלק, כביש 6, חניות ועוד. אפליקציה לניהול הוצאות רכב עיסקיות ופרטיות של העובדים והפרדת החיוב עסקי/פרטי למערכות שכר. בדיקת מרכיבי שכר למול הגדרות עובד – דרגה ודרוג, זכאויות שונות וכדומה.
יכולות מערכת Billgate הן רבות ומכילות מגוון אפשרויות ליישום הצרכים והדרישות של הלקוח.מעוניינים לשמוע עוד? אני מזמין אתכם לקבל מידע נוסף על מגוון השירותים הקיימים והנלווים לשימוש במערכת Billgate וכן על שירותי ה ITEM, להיפגש עם המומחים שלנו בתחום ולגלות שאתם יכולים לשדרג את ניהול ה IT וההוצאות ולחסוך בהרבה תחומים וסעיפי חיוב כסף רב שיכול להגיע גם מעל 40%.
כותב הפוסט הוא סמנכ"ל חטיבת SenseTem ובעל ניסיון של כ-30 שנים בתחום התקשורת.
ומאמץ תמידי להשתנות ולהישאר רלוונטיים. התנועה הסוחפת בקצב זה מעוררת תהייה באשר ליכולתם של מנהלים להיות פורצי דרך, להשפיע ולהוביל את האנשים והארגונים למקום טוב יותר. בכתיבתנו אנו מציעות פרשנות ותרגום של עקרונות בסיסיים בעולם הפסיכולוגיה החיובית לכדי כלים פרקטיים, העשויים לסייע למנהלים בהתמודדות עם עולם הניהול החדש:
